売上をエクセルで集計するときは、便利な機能が複数あります。
しかし集計や関数が難しく、なかなか使いこなせない人も多いのではないでしょうか。
エクセルで集計に使う機能は、覚えてしまえば簡単に使えるものも多いです。
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Contents
売上の管理はピボットテーブルがおすすめ！
ピボットテーブルには、難しいイメージを持っている人も多いことでしょう。
しかし難しい関数や数式が必要なく、初心者でも売上をエクセルで管理しやすいのが特徴です。
エクセルでは行が横、列が縦なので、ピボットテーブルなどの作業をするさいの参考にしてください。
エクセルのピボットテーブルでできること
ピボットテーブルを使えばリスト形式で用意されたデータの分析や、集計が可能になります。
そもそも「データ分析」とは条件が揃っていない多くのデータの中から、目的に合わせた情報を取り出すことです。
ピボットテーブルを使えば、ひとつのデータを多角的に集計できます。
売上の分析やデータのグラフ化などは手間がかかりますが、ピボットテーブルを使いこなせば管理が簡単です。
ピボットテーブルの作り方と必要な項目
ピボットテーブルを作るには分析する元となるデータの準備が必要なので、支払い履歴や売上の実績などを準備してください。
作成に必要な条件
ピボットテーブルは、3つの条件が揃えば作成できます。
- タイトルが1行目である
- 2行目以降に空白のセルがない
- 分析をするデータ以外の余計なものを入力していない
タイトルの行に空白があったり、関係がない情報を入力しているセルがあったりしてはいけません。
ピボットテーブルを挿入する
ピボットテーブルの挿入は、大きく5つの手順で完了します。
- データ上にマウスのカーソルを合わせる
- エクセル上の「挿入」から「ピボットテーブル」を選択する
- 表示されたダイアログボックスの指示に従う
- ピボットテーブルのシートが新しく作成される
- 新しいシートの右に表示される「ピボットテーブルのフィールド」で範囲を選択する
手順1のとき、マウスのカーソルを合わせる場所はデータ上ならどこでも大丈夫です。
手順3ではダイアログボックスの中に、ピボットテーブルにする範囲が表示されます。
手順5のときは「ピボットテーブルのフィールド」の中にチェックボックスがあるので、分析したい項目を選択してください。
売上の管理でよく使う関数
売上をエクセルで集計するときは、SIM関数を利用していると思います。
しかし顧客情報や購入日など、特定の条件を満たしたものの合計を集めたいときもあるでしょう。
ここでは使用事例別に、よく使うエクセルの関数を紹介します。
平均売上額を計算したい場合
平均売上額を計算したい場合は「AVERAGE関数」を使います。
数字を出したいセルをクリックして「=AVERAGE(希望する範囲)」を入力すれば、平均売上額の計算が可能です。
最大255個までの引数を使用可能で、希望する範囲の箇所にセルの範囲を指定して計算をします。
希望する範囲に空白のセルが入っているときは、空白のセルを無視して平均を出す特徴があります。
AVERAGE関数には複数の種類があるので、覚えておくと使い分けられるでしょう。
【AVERAGE関数の種類】
- AVERAGEIF関数・・ひとつの条件に合った数字だけを取り出して、平均を計算したいときに使う。
「=AVEREGEIF（希望する範囲, 検索条件, 平均対象範囲）」と入力をすれば計算できる。 - AVERAGEIFS関数・・複数の条件に合った数字だけを取り出して、平均を計算したいときに使う。
「=AVERAGEIFS（平均対象範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2, ...）」と入力する。
条件の範囲とは、曜日や時間帯など数字ではない範囲のことです。
平均対象範囲にはB3からB10など数字のセルを選択すれば、条件に合った数字の平均が求められます。
担当者別に売上目標がある場合
企業によっては、担当者別に売上目標が与えられているときがあるでしょう。
そんなときは、条件によって内容表示を変えるIF関数が使えます。
英語でIFと言えば「もしも○○だったら」です。
たとえば売上で利用する場合は「もしも売上が○○円なら売上達成、それ以外は未達成である」となります。
ここでは100,000円で売り上げ達成、それ以外は未達成と考えてIF関数を使ってみましょう。
会社名と売上と評価の3列がありIF関数で評価を出したいときは、評価のセルをクリックしてから関数の挿入を選択しましょう。
関数の一覧からIFを選んだらOKを選択すると、関数の引数の画面になります。
「論理式」には、評価をしたい売上が書いているセルを入力してください。
C4列の数字を評価したければC4と入力した後、「>=100000」を入力します。
例として入力されている値が真のときは達成、値が偽のときは未達成にします。
この手順で関数を使えば、売上が達成しているのか未達成なのかが分かるでしょう。
条件ごとに顧客を分けたいとき
条件ごとに顧客を分けたいときは、指定をした単語に一致する情報の数を計算できる「COUNTIF関数」がおすすめです。
たとえばCOUNTIF関数で比較演算子を活用すれば、東京以外の店舗を出したいときなどに使えます。
エクセルでCOUNTIF関数を使用する方法は「=COUNTIF（範囲, 検索条件）」になります。
条件を「等しくない」で調べたいのなら、比較演算子である「<>」を使いましょう。
東京以外の店舗を集計したいときは、数字を出したいセルに「=COUNTIF(希望する範囲,"<>東京")」と入力します。
公開されているテンプレートを利用する方法もある
売上管理表を作るのが億劫な場合は、インターネット上で既に公開されているテンプレートを利用する方法があります。
そのようなテンプレートを利用すれば作業の効率化ができるので、ほかの作業に時間が使えるのです。
売上管理表の必要性とは
売上の目標を達成するために記録や分析を行うのが、売上管理です。
売上管理を行うと、収支情報が分かったり業務の質が上がったりします。
また売上が低下する根本的な原因を探すには、毎日の売上を計算するだけではなく、長期的に記録することが重要です。
長期的な記録をしていると目標の達成を拒んでいる原因が分かるので、課題の解決に繋がります。
イレギュラーが発生した場合でも素早く確認できるので、売上管理は大事な作業のひとつです。
売上管理を行うために、企業はエクセルやソフトを利用して数字を入力します。
テンプレートをダウンロードしてみよう
売上をエクセルで管理する機会は多いので、さまざまなサイトにテンプレートがあります。
このようなサイトでは用途やサイズ、ファイル形式などが書かれているので、使いたいものをダウンロードすることが可能です。
ここではテンプレートをまとめているサイトをひとつ紹介します。
【テンプレートのサイト】
文例書式テンプレート集
上記のサイトから欲しいテンプレートページに移動して、「このテンプレートをダウンロードする」からダウンロードできます。
まとめ
売上をエクセルで集計するときのポイントを説明しました。
簡単な手順で使えるピボットテーブルやすぐに覚えられる関数などがあるので、エクセルで計算することは難しくありません。
現在は経営に合わせて便利なツールがたくさんあるので、作業に行き詰まったら探してみてはいかがでしょうか。
仕事をサポートする複数のツールやソフトが見つかるはずです。
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