【サンプルあり】集客イベントの企画書の書き方を解説！

イベントを行う上では事前に企画書の作成が必要となり、企画書がどれだけまとまっているかによってイベントが成功するか失敗するかが左右されると言っても過言ではありません。

企画書の作り方に明確な決まりはなく、苦労する人がほとんどでしょう。

しかし、企画書を任されている以上、適当な物を提出するわけにもいきません。

今回はそんな企画書の書き方について、実際のサンプル例も踏まえてご紹介していきます。

イベントに企画書が必要な理由

企画書がどれだけの出来かによって、イベントがスムーズに成功までたどり着くことができるか否かが決まります。

適当な企画書を作ってしまえば、イベントであらゆるトラブルに対して対応出来ずに失敗で終わってしまいます。

例を挙げると、旅行に行く際、事前に現地の交通状況や観光地について把握しておかなければ、旅行先でどこに何があるのか、現地では何が出来るのか、名産物は何があるのか、などあたふたしてしまいます。

そのため、事前にリサーチしたものをまとめておくことで旅行先でもスムーズに快適な旅ができます。

これはイベントの企画書も同じことが言えます。

事前にあらゆるケースを想定して計画立てておくことで、イベントを成功させることができるのです。

企画書の基本構成を紹介

イベントの企画書では明確な決まりはありませんが、ある程度掲載しておくべき項目や基本的な構成があります。

• タイトル
• 目的
• イベントの内容（どんなことをするのか）
• イベントの概要（開催日時や場所、想定人数）
• 宣伝の仕方
• 目安の予算

大きく分けるとこの7項目に分けることができ、それぞれサンプルも含めてご紹介していきます。

タイトル

イベントを計画する際にはスタッフ一同で共有する「スローガン」や「モットー」があるかないかで一致団結の度合いが変わってきます。

また、企画書は主に上司や上層部に提出するため、より企画を通してもらう為にはインパクトが重要となります。

そのため、企画書の表紙では、ある程度のイベント内容が理解でき、かつインパクトを与えるキャッチコピーが重要となります。

目的

今回のイベントはそもそも何の為に行うのかという点です。

目的の例としてはイベントの際に商品の購入やサービスの入会に勧誘するのか、自社のイメージアップの為なのか、自社の存在を知ってもらう為なのかなどさまざまあります。

その目的によってイベントで実施すべき内容が異なるため、イベントに携わるスタッフ一同でイベント開催の目的を明確にするのは非常に重要なことになります。

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イベントの内容

先ほどの目的と同様、イベントでは何を行うのかを明確にすることは重要であり、イベント当日に事前に想定していた内容と違うことを実施してしまっては、イベントが失敗で終わりやすくなってしまいます。

イベントの概要

イベントを実施する上では「いつ」、「どこで」、「何人くらい集めるのか」を明確にしなければいけません。

イベントの開催時間や人数に応じて開催する場所を決める必要があり、宣伝を行う際にも何となくの日時や場所では、イベントに参加したい人がいつ、どこに行けばいいのかわからなくなってしまいます。

宣伝の仕方

イベントで人を集めるには適切な宣伝をしなければいけません。

いかに内容が良いイベントを用意していても宣伝の仕方が間違ってしまうと、イベント当日に人を集めることが出来ずに失敗で終わってしまいます。

予算

イベントを開催するには宣伝にかかる費用や場所の確保代、当日に担当するスタッフの人件費などさまざまな費用がかかります。

また、イベントの規模や目的によってかけるべき費用が異なり、実施時にイベントの内容が良く人を集められたとしても、必要以上に費用をかけてしまっては赤字で終わってしまうということもあり得ます。

そのため、事前にかけるべき予算を定めておく必要があります。

企画書の書き方をポイントごとに解説

先ほどご紹介したように、企画書を作成するにあたっての基本的な構成がありますが、ただ単に基本的な構成通りに作成すればいいというわけではありません。

そのため、次は基本的な構成の中にもどのような要素を取り込んだ方がより良い企画書ができるのかについて、書き方をご紹介していきます。

目的とゴールを明確に

イベントを行うにはそれ相応の目的があり、その目的を果たす為のゴール地点を明確に決めておかなければいけません。

目的やゴールを明確にしないままイベントを行ってしまっては、多額の資金を無駄にしてしまうこともあるのです。

ターゲットを決める

イベントを行う際には「誰の為のイベントなのか」という点を明確にしなければいけません。

このターゲットが決まっていなければイベントを開いても、自社の商品やサービスに合わないユーザーがイベントに参加してしまい、企業側からすれば何のメリットもなく終わってしまいます。

また、ターゲットによって適した宣伝方法が異なるため、イベントでの集客においてはこのターゲットを明確に決めておくことが重要なのです。

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イベント当日までのスケジュール

スケジュールはイベント当日のモノだけでなく、当日までの段取りとしていつまでに何を準備しておかなければいけないのかという点も重要になります。

事前にスケジュールを把握しておかなければ、発注が必要なモノが届かずにイベントに支障が出てしまうというケースもあり得るのです。

また、イベントのリハーサルも考慮すると、イベント開催日よりも余裕を持って準備を整えておかなければいけません。

イベントの予算

先ほども記述したように、イベントを行って企業側にメリットを出す為には、イベントを開催するにあたっての予算とイベント開催によって見込める収益のバランスを取ることが必要不可欠です。

そのため、予算を決める際には「イベントを開催するにあたっての費用」と「イベントの質を上げる為の費用」の2つに分類分けをしておく必要があります。

イベントの為にどのような取り組みが必要か

イベントの準備ではスケジュールを組むだけでなく、イベント開催の為に何をどう準備する必要があるのかを明確に決めておかなければいけません。

準備の為の取り組みを決めておくことで、各々での役割分担が明確になり、よりスムーズにイベントの準備を行うことができるのです。

イベントの成果をどのように分析するか

イベントを開催することでメリットを得られるケースもありますが、基本的にはイベントを通して企業側にメリットを出す為には、イベントを通しての収穫を収益に繋げるという点です。

そのため、事前にイベントではどのような収穫を得たいのか、イベントで得た情報に対してどのような方法で分析をして収益に繋げるのかを明確にしておく必要があるのです。

独自性を取り入れる

イベントを行う目的の一つとして自社の商品やサービスの認知を広げるという目的もあります。

そのため、より自社のことを認知してもらう為には独自性を取り入れ、イベントに参加したユーザーに対しての自社の魅力を的確にアピールする必要があります。

まとめ

イベントを開催する意味とユーザーにメリットとなる企画構成が必要と言えます。

イベントを実施する目的として、もちろん企業側にメリットを出す為でもありますが、イベントに参加するユーザーに対してもメリットを感じさせなければいけません。

そのため、企画書を作成する際には自社のメリットだけでなく、イベントを開くことでユーザーに対してどのようなメリットがあり、その結果、企業にどのような魅力を感じるのかという点を読み取る必要があります。

より良いイベントを開催したいという方は企画書を作成する際、企業目線での企画・構成とユーザー目線での企画・構成を行うことをお勧めいたします。