ウェビナーの案内メールで参加率を上げる!案内メールのサンプルも

ウェビナーの参加者を増やしたい
案内メールを送りたいけど、何を書けばいいのか分からない……

ウェビナーの案内メールは参加率を上げる効果があります。

しかし、ウェビナーに慣れていない方は案内メールを送ったことがなかったり、送りたいと思っても作り方が分からなかったかもしれません。

この記事では、ウェビナーの案内メールの作り方と送り方を、実際の案内メールのサンプルに解説しています。

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ウェビナーを開催する案内メールの基本的な構成

ウェビナーの参加率に大きな影響があるのが、案内メールです。

ウェビナー情報のアンテナを張っている層は、毎日多くのウェビナーの案内メールを受信しています。

そのような中で、

このウェビナーが気になる

このウェビナーなら課題を解決できるヒントが得られるかもしれない

というように、参加者の興味を引くような案内メールを送信すると、自社のウェビナーを視聴しようと思ってくれるかもしれません。

ウェビナーの案内メールは、「件名」「挨拶文」「内容」の3つが基本的な構成になります。

「件名」ウェビナーの内容を伝える

ウェビナーに参加する方は、日々多くのウェビナーの案内メールを受け取っていることが想定されます。

そのため、案内メールの件名で興味を持ってもらえないと、そもそもメールを開封してもらえない場合があります。

案内メールの開封率を高めるには、件名で簡潔にセミナーの魅力を伝えるといいでしょう。

ターゲット層や重要なキーワードなどはできるだけ左側、つまり件名の最初の方に配置すると効果的にアピールができます。

また、魅力を伝えようとするあまり、長すぎるメールは逆効果です。最近ではスマートフォンでメールをチェックする方もいるため、件名の文字数は20~30文字以内にするといいでしょう

「挨拶分」ウェビナーの魅力を積極的にアピール

挨拶文(リード文)は、メールを開封して最初に読む部分です。

簡単に挨拶をしてからウェビナーの魅力や、参加していただくとどのような体験を得られるのか伝えるといいでしょう。

どのようなことを書けばいいのか分からないという方は、「ターゲット」「メリット(得られること)」「特徴や特典」の3つに分けて考えるとウェビナーの内容が伝わりやすくなります。

ターゲット
誰に対してウェビナーをしているのか
例:「投資に興味を持った人」、「アパレル店の経営者」など
メリット(得られること)
ウェビナーを視聴するとどのようなことがわかるのか、スキルやノウハウが身に付くのか
例:「銘柄を選ぶときのポイント」、「リピーターを増やすためのノウハウ」など
特徴
ほかのウェビナーとの違いや独自性
例:「出版書籍多数の有名トレーダーが登壇」、「先着20名のみ」など

とくに重要なのがターゲットです。

ターゲットを絞ると参加者が減ってしまうと思うかもしれません。

しかし、実際のウェビナーでは営業職をターゲットにしたウェビナーでも経営者やフリーランス、デザイナーなど「営業」に興味があるさまざまな職種の方が参加します

最も駄目な例がターゲット層を決めないことです。ターゲット層が決まっていないと、どのようなウェビナーなのかわからないため集客が難しくなります。

「内容」箇条書きでシンプルに

挨拶文の次は、ウェビナーの詳細情報を記載します。

項目が多い場合、文章にすると長くなってしまうため箇条書きで書くのがおすすめです。

  • 内容
  • 開催日時
  • 参加費
  • 参加方法
  • 使用ツール
  • 注意点

以上の6つをしっかり記載しておけばウェビナーの案内メールとして不足ないでしょう。

ウェビナーの案内メールのサンプル

ウェビナーの案内メールはウェビナーの内容によって変わりますが、基本的な構成は変わりません

今回は、「Webマーケティング」がテーマのウェビナーの案内メール(サンプル)をご紹介します。

株式会社□□ △△様
平素よりお世話になっております。株式会社××の@@でございます。

このたび、Webマーケティング初心者の方を対象としたセミナーを開催いたします。
ゲストに「○○」や「○○」などを出版している、○○○○様をお呼びしています。

先日のお打ち合わせにて、Webマーケティングについて、ご興味があると伺いましたのでぜひご参加いただきたくご案内いたします。

  • 内容:Webマーケティング初心者を対象にした基礎知識と運営テクニック
  • 開催日時:2021年9月1日(水)14:00~15:00(予定)
  • 参加費:無料
  • 参加方法:開始5分前に、○○(ウェビナーツール)にアクセス
  • 使用ツール:○○(ウェビナーツール) ※発言者でない方はダウンロード不要です
  • 注意点:パネリストや発言予定の方は、事前にカメラとマイクのテストをしてください

参加のお申し込みは以下のURLより、申し込みフォームに必要事項を記入してください。
(※申し込みページのURL)
また、ご質問などがござましたらこちらのメールでお答えさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

○○様のご参加を心よりお待ちしております。よろしくお願いいたします。

【署名】

ウェビナーの案内メールを送るときのポイント

ここまでは、ウェビナーの案内メールの作り方や実際の案内メールの例をご紹介しました。

しかし、ウェビナーの参加者を増やすためには、案内メールの内容だけではなくメールを送信する時期など気を付けるポイントが2点あります。

案名メールはウェビナー開催の2週間前を目安に送信する

案内メールを送るときは、ウェビナー開催の2週間前を目安にします。

ウェビナーは、オフラインのセミナーよりも参加しやすいですが参加者にスケジュールを抑えてもらうためにも事前に案内メールを送るのが理想です。

リマインドメールを欠かさない

ウェビナーは気軽に申し込みができるため、「申し込んでいたけど、当日忘れて参加できなかった」ということがあります。

そのため、ウェビナーの開催を忘れさせない、また思い出してもらうためにもウェビナーの内容や開催日時を「リマインドメール」で伝えましょう。

リマインドメールは3回送るのが理想です。

  • ウェビナー開催3日前
  • ウェビナー当日
  • ウェビナー開催1時間前

ウェビナーの参加率をあげるためには、申し込み後のアフターフォローも重要になります。

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