「展示会の案内状って送る必要ある？」
「案内状になにを書けばいいのかわからない……」
オンライン展示会に初めて出展する場合、このような悩みを持つ方が多いのではないでしょうか。
案内状は集客に大きな影響があるため、送るのをおすすめします。
この記事では、案内状を送る目的や書き方を解説しますので、集客効果が高まる案内状を作成できるようになりましょう。
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Contents
オンライン展示会の案内状はオフラインの展示会の案内状の送付方法が変わる
オフライン展示会とオフラインの展示会では、案内状の送付方法が違います。
オフラインの展示会で送付される案内状は郵送で送っていましたが、オンライン展示会の場合は郵送ではなくメールで案内状を送るのが一般的です。
なぜなら、オンライン展示会はメールにオンライン展示会のリンクを記載することでメールから来場できるからです。
案内状の書き方や記載する内容は、オンライン展示会とオフラインの展示会に大きな違いはありません。
しかし、オンライン展示会の案内状を出すにあたって、案内状を出す目的や役割を改めて確認するのをおすすめします。
オンライン展示会の案内状や招待状を送る目的
展示会の案内状や招待状を送る目的は、自社が展示会に出展することを知ってもらい、「訪問予定ブースのリスト」に組み込んでもらうためです。
展示会の参加者は来場前に、どのような流れでブースを訪問するのかあらかじめ決めるため、自社のブースをリストに入れてもらわなければいけません。
また、展示会は自社の商品に興味を持っている見込み客に対して、商品をより詳しく紹介できる絶好の場でもあります。
なかなかアポイントが取れない見込み顧客にオンライン展示会で商品をより知ってもらうことで、商談につながる可能性もあります。
案内状と招待状の違いとは
「案内状」は展示会に出展することの連絡、「招待状」は展示会に招待するために送ります。
招待状を送るときは、オンライン展示会ではあまりありませんが、展示会に有料の入場チケットが必要な場合はチケットを同封します。
案内状と違って招待状は、プロモーション目的というよりお得意様に展示会を楽しんでもらうために送るイメージです。
招待状をプロモーション目的で送ってはいけないわけではありませんが、面識があまりない顧客に招待状を送付すると「いきなり招待状を送ってくるとは、なんだか怪しいな」と思われてしまう可能性があります。
そのため、招待状はすでに関係がある顧客に対して送るといいでしょう。
案内状と招待状は、送付する相手が変わりますが、文面の内容に大きな差がありません。
「招待状の書き方を知りたい」という方も、ぜひこの記事を参考にしてください。
オンライン展示会の案内状の書き方
オンライン展示会の案内状は集客に大きな影響があります。
案内状を読んで、ぜひ行きたいと顧客に思ってもらえるような文面を作成するのを心がけます。
お客様に「特別な連絡がきた」と思ってもらえるようにする
案内状はメールの件名や冒頭で興味を持ってもらえるかが重要です。
例えば、新商品を展示会で発表するときは、「一般の方よりも先に貴社に知ってほしい」という特別感をお客様に伝えます。
ただし、特別感を伝えようとしすぎると、文面が軽く見られてしまうかもしれませんので、長々と書くのではなくできるだけ簡潔に書きます。
オンライン展示会のURLや出展ブースを必ず書く
案内状には、展示会場のURLと自社の出展ブースのURLかアクセス方法を必ず書きます。
また、案内状に書いておくべき情報はほかにもあります。
- オンライン展示会開催日時
- オンライン展示会のURL
- 自社の出展ブースのURLまたはアクセス方法
- 展示会の内容
- 問い合わせ先
案内状はできるだけコンパクトにしたいため、展示会に関する情報は箇条書きで書くのをおすすめします。
来場のメリットを伝える
オンライン展示会は、場所や時間を問わずに参加できるため、オフラインの展示会よりも参加しやすいですが、相手は貴重な時間を使い来場してくれます。
そのため、来場するとどのようなメリットがあるのか案内状で伝えておきます。
例えば、「ノベルティやサンプル商品をプレゼント」、「展示会でご商談いただくとお得なキャンペーンがある」などのように、来場したいと思ってくれるような特典を用意します。
もちろんノベルティやサンプル商品といったものでなくても、自社にブランド力がある場合はまだ公開していない情報を展示会で先行公開するというのも大きなメリットです。
オンライン展示会の案内状を送るタイミング
オフラインの展示会では都市圏で開催される展示会に地方から参加する場合、新幹線の乗車券や宿泊先の確保が必要になるため、遅くとも1ヶ月前までに送付していました。
しかし、オンライン展示会は場所を問わず来場できるため新幹線の乗車券や宿泊先を確保する必要がありません。
そのため、オンライン展示会の場合は、オフラインの展示会よりも少し遅めの開催2週間前～1ヶ月前に送付するのが目安です。
もし、展示会に来場してくれる方の事情がわかるなら、それも考慮して送付するタイミングを決めます。
例えば、役職についていてスケジュールがすぐに埋まってしまう方に案内状を送付する場合は、開催1ヶ月よりも前に案内状を送るといいでしょう。
オンライン展示会の案内状のサンプル
オンライン展示会の案内状をメールで送るときの例をご紹介します。
件名：新商品のオンライン展示会出展のご案内
本文：株式会社□□ △△様
平素よりお世話になっております。株式会社××の＠＠でございます。
弊社では来年に発表される新商品の発売に先駆けて、
○月○日から開催される○○展示会に、新商品をご紹介するブースを出展する運びとなりました。
展示会では、新商品の特徴をご説明しながらお得なオンライン商談会も開催いたします。
お忙しいところ恐縮ではございますが、
是非とも足をお運びいただきますようお願い申し上げます。
■展示会の概要
日時：平成〇年〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
会場：＜オンライン展示会のURL＞
弊社ブースの位置：＜自社ブースのURLやアクセス方法＞
展示内容：＜自社ブースの展示内容＞
お問い合わせ：＜営業担当社の連絡先＞
以上
【署名】
基本的な案内状の文面はこのようになります。
実際に案内状を送るときは、今回ご紹介したサンプルをベースにお客様や自社の商品に合わせて変更するといいでしょう。
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